Informace o zpracování osobních údajů

24. 5. 2018

podle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jen „GDPR“) a souvisejících právních předpisů (dále jen „Informační memorandum“).

V tomto Informačním memorandu bychom Vám, členům TJ Sokol I. Smíchov, rádi přehledně a srozumitelně poskytli informace o způsobu zpracování Vašich osobních údajů, o jejich rozsahu a účelu zpracování. Dále zde naleznete informace o Vašich právech v oblasti zpracování osobních údajů.

Kdo jsme a jak nás můžete kontaktovat:

Tělocvičná jednota Sokol I. Smíchov (dále jen TJ SIS)zapsaná ve spolkovém rejstříku u Městského soudu v Praze L 27645, se sídlem Plzeňská 168/27, Praha 5, 150 00, IČ 005 38 311, je pobočný spolek Spolku tělocvičných jednot zapsaného ve spolkovém rejstříku u Městského soudu v Praze L 25517, se sídlem Holečkova 332/5, Praha 5, 150 00.

V případě dotazů či vysvětlení podrobnějšího než nabízí toto informační memorandum, nás můžete kontaktovat:

·Poštovní adresa: Plzeňská 168/27, Praha 5. 150 00
·Telefon: kancelář: 257 318 695, vrátnice: 257 324 347
·E-mail: tjsis@tjsis.cz

TJ SIS uchovává o svých členech následující informace:

·Identifikační údaje: jméno, příjmení, dosažené tituly, datum narození a rodné číslo, které jste nám poskytli v přihlášce k členství v TJ SIS. Tyto údaje sbíráme v rozsahu nezbytném pro Vaši identifikaci, jakožto člena.
·Kontaktní údaje – adresa, e-mail a telefonní číslo; tyto informace sbíráme jenom od Vás za účelem efektivní komunikace mezi TJ SIS a jeho členy.
·Informace o Vašem členství – datum přijetí, případně odchodu (vyloučení), informace o zaplacených příspěvcích, členství v jednotlivých cvičebních oddílech, účast ve volených orgánech TJ SIS.
·Informace z propagačních materiálů (tištěné Zpravodaje) a médií – TJ SIS drží archiv výstřižků o svých činnostech a činnostech svých členů, pokud se tato činnost dostala do médií a to jak médií klasických (papírových), tak elektronických.

Tyto informace jsou využívány následujícím způsobem:

·Informace jsou primárně užívány k naplnění aktivit, které jsou předmětem činnosti TJ SIS, tedy organizaci tělocvičných, sportovních, turistických, kulturních a socializačních aktivit a členských schůzí resp. valných hromad TJ SIS. Jakožto členové jednoty dostáváte pozvánky na akce TJ SIS. Využití vašich osobních dat pro tento účel je součástí přihlášky, kterou jste podali a vyplývají z Vašeho členství v TJ SIS.
·Pokud jste členy statutárního orgánu TJ SIS, jsou Vaše telefonní čísla a e-mailová adresa publikovány na webových stránkách TJ SIS. K tomuto účelu je od Vás vyžádán souhlas.
·TJ SIS pořizuje zápisy ze schůzí a valných hromad, včetně účasti členů. Dále vydává minimálně jednou ročně výroční Zpravodaj, kde mohou být použity výše uvedené informace, které jste nám poskytli.
·Na akcích, které TJ SIS pořádá, pořizuje TJ SIS fotografickou dokumentaci, na které můžete být, pokud se akce zúčastníte, zachyceni. TJ SIS považuje pořizování fotodokumentace za svůj oprávněný zájem jako dokumentaci činnosti (aktivit jednoty. Fotografie jsou v nízké kvalitě rozlišení použity na webových stránkách TJ SIS.
·TJ SIS vede kroniku své činnosti. Do této kroniky jsou ukládány zprávy a reporty, včetně fotodokumentace z akcí TJ SIS a informace z médií o činnosti TJ SIS a jejích členů. TJ SIS považuje vedení kroniky za svůj oprávněný zájem.
·Údaje, které uvedete při e-mailové komunikaci, zůstávají zachovány na mailovém serveru.
·TJ SIS vede účetnictví, kde se mohou objevit informace o Vašich platbách vůči TJ SIS.

Jak dlouho vaše údaje držíme?

·TJ SIS uchovává osobní údaje svých členů (i bývalých) po dobu danou zákonnými předpisy a oprávněnými zájmy TJ SIS. Po uplynutí příslušných lhůt jsou data mazána.
·Vaše kontaktní údaje jsou drženy po celou dobu Vašeho členství a ještě následující 2 roky po odchodu (vyloučení), za účelem vypořádání činnosti bývalého člena.
·Vaše kontaktní údaje na webových stránkách TJ SIS jsou v případě účasti ve statutárním orgánu TJ SIS odstraněny nejpozději do 3 měsíců po skončení Vašeho mandátu.
·Údaje o Vašich členských příspěvcích a dalších finančních kontaktech jsou drženy 10 let od jejich uskutečnění, tedy po dobu, kdy může být účetnictví TJ SIS předmětem finanční kontroly.
·Databázi členů, včetně bývalých členů (jejich osobních údajů) a kroniku TJ SIS drží TJ SIS po neomezenou dobu pro účely archivace ve věci historického výzkumu. Tyto informace nejsou zpřístupňovány subjektům mimo členů TJ SIS a badatelů v oblasti historie tělocvičné kultury a organizace Sokol.

Jaké údaje o vás potřebujeme? Jak můžete ovlivnit zpracování údajů?

·Pro činnost TJ SIS potřebujeme vědět, kdo jste a mít možnost se s vámi spojit. Pro členy TJ SIS zřizujeme úrazové pojištění pro cvičení v oddílech. Pro získávání grantů potřebuje znát věkové rozložení a místo trvalého pobytu. Za tímto účelem potřebujeme od vás vaše identifikační a kontaktní údaje.
·Pro zveřejnění kontaktních informací u vedoucích činitelů TJ SIS vás písemně žádáme o souhlas, který nejste povinni udělit, pokud jej udělíte, můžete jej kdykoliv odvolat.
·V případě pořizování fotodokumentace, zápisů ze schůzí a kroniky TJ SIS považujeme zpracování informací za oprávněný zájem TJ SIS. Při porovnání oprávněnosti zájmů TJ SIS a újmy, které vám, jako členům, dostává na vašich právech, jsme vyhodnotili, že TJ SIS je oprávněno tyto činnosti vykonávat.

Komu vaše údaje předává TJ SIS?

·Vaše osobní, kontaktní a členské informace o vaší činnosti mohou být posílány jako podklad k získávání grantů, dotací a darů na MŠMT, MHMP, MČ Prahy 5 a sportovní svazy.
·Účetnictví je spravováno interní účetní.

Vaše další práva

Vaše data jsou zpracována transparentně, korektně a v souladu se zákonem. Máte právo na přístup ke svým údajům, právo na opravu, na vysvětlení, jakož i další práva, pokud se domníváte, že zpracování osobních údajů není v pořádku. Také máte možnost podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, případně u soudu.

Tělocvičná jednota Sokol I. Smíchov

24. 5. 2018